[監修] 税理士法人 名南経営 鷹取 俊浩
本記事は2023年10月時点の情報を元に作成しています。
電子帳簿保存法の改正により、これまでは認められていた電子取引に関する紙の書類による保管が、2024年1月からできなくなるとされ、大きな話題となっています。
この記事では、電子帳簿保存法の概要や、改正で変わること、2024年以降順守すべきポイントや対策を紹介します。
そもそも電子帳簿保存法とは？
「電子帳簿保存法」の正式名称は、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」です。本項目ではこの電子帳簿保存法について、その概要や目的について分かりやすく解説します。
電子帳簿保存法の目的
電子帳簿保存法は1998年に施行された法律で、「経済社会のデジタル化を踏まえ、経理の電子化による生産性の向上、記帳水準の向上等に資するため」に、2022年1月に改正法が施行されました。
もともと電子帳簿保存法は、電子計算機（コンピューター）を用いた帳簿の記帳や書類の保存が一般化する中で、その内容の信頼性と整合性を確保し、税務調査などで必要な書類の保存に係る負担を軽減することを目的としています。
国税に関する帳簿や、見積書・契約書・請求書・領収書など企業の会計処理と税務に関わる書類やデータの電子保存に関する規定であり、保存すべき書類の種類が詳細に定められています。
3種類に分かれる電子帳簿書類の保存方法
「電子帳簿保存法」では、主に以下3種類の電子帳簿書類の保存方法が認められています。
・電子帳簿等保存
帳簿や関連書類を元々電子形式で作成して保存する方法で、企業が会計ソフトウエアを使用する場合や、クラウド会計サービスを活用する場合などが該当します。青色申告特別控除などにおいて優遇措置を受けられる可能性があり、国税庁が定義する「優良な電子帳簿」の作成にあたっては、データの整合性と信頼性を確保するための措置が必要です。優良な電子帳簿の要件は、財務省の公式サイトにまとめられています。
電子形式で作成される帳簿や会計に関する書類が主に対象となります。具体的には、総勘定元帳、仕訳帳、売上帳、経費帳、売掛帳、買掛帳、貸借対照表、損益計算書などが該当します。
・スキャナ保存
紙の書類をスキャナで電子データに変換し、それを保存する方法です。スキャナ保存を行う場合、一定以上の解像度でスキャンすることによって、読み取りに関する要件を満たすことも求められます。
紙形式で発行・保管される領収書、請求書、納品書、契約書、発注書などが対象です。
・電子取引
電子メールでの注文確認、オンラインでの契約書類といった電子取引における書類をデータ保存する方法です。これらの書類は、その内容だけでなく、変更履歴の確認や時刻認証局（TSA）が発行したタイムスタンプを付与することが求められます。
オンラインで行われる取引に関する書類が対象となります。具体的には、電子メールによる注文確認、ウェブサイトでの各取引情報、電子契約書、オンラインでの請求・領収書などが該当します。
改正内容
2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法は、その内容から各企業へ大きな影響を与えることが予想されています。この項目では具体的な改正内容などを紹介します。
デジタル化の進行
2020年に起こった新型コロナウイルスのパンデミック（世界的大流行）によって社会規模でのテレワークが推進されました。この大きな変化に伴い、デジタルトランスフォーメーション（DX）と呼ばれる社会全体でのデジタル化が一気に進行。これまで普及がなかなか進まなかった電子保存についても、各企業で取り組みが進みつつあります。
具体的な改正内容
企業が注意しなければならない主な改正点は、以下となります。
・電子取引における電子データ保存の義務化
2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法において、もっとも大きなトピックとなったものが、電子取引における電子データ保存の義務化です。従来の電子帳簿保存法では、紙で印刷した請求書類等を原本として保管できていましたが、改正によって電子データの保存が義務化され、その宥恕（ゆうじょ）措置の適用期限である2023年12月31日以降は請求書類等を印刷して保管するだけでは、法人税等における書類の保存の要件を満たすことができなくなります。
・事前承認制度の廃止
以前は、電子帳簿保存を行うためには、税務署からの事前承認が必要でした。しかし、改正により、2022年1月1日以降事前承認制度が廃止されました。
・罰則規程の強化
改正によって、電子帳簿保存法への違反者に対する罰則が強化されました。具体的には、電子取引の隠蔽（いんぺい）や、スキャナ保存された書類の改ざん等の不正行為が行われた場合、それによる申告漏れに対して重加算税が10％加重されることになります。
・電子帳簿の保存要件の緩和
一方で、保存要件も見直され、一部緩和されました。従来は電子保存のためには多くの保存要件を満たさなければなりませんでしたが、2022年1月以降、国税関係帳簿が正規の簿記の原則に従って記録されたものについては、「システム関係書類などの備え付け」「見読可能性の確保」「税務職員の求めによる電子データのダウンロードに応じること」の3つで、電子保存の要件をみたすことができるようになりました。
・スキャナ保存のタイムスタンプ要件緩和
また、以前はスキャナ保存する際、タイムスタンプの付与期間は「3営業日以内」でしたが、それが「その業務に係る通常の期間（最長約2カ月）とおおむね7営業日以内」に延長されました。
さらに、訂正や削除の履歴が残るクラウドサービスなどのシステムを利用してスキャナ保存を行う場合、タイムスタンプの付与を省略できることになりました。
各改正内容によって生じる、企業のメリットと注意点
電子帳簿保存法の改正が企業にもたらす影響は多岐にわたると考えられます。以下に主なメリットと注意点をご紹介します。
【メリット】
1.手続きの簡素化
事前承認制度の廃止によって電子帳簿保存のための手続きが簡素化されるため、導入の敷居が低くなります。
2.コスト削減
紙の書類を保管する場合に比べて、電子データの保管はスペースを取りません。そのため長期的に見てコスト削減が期待できます。
3.管理の効率化
電子データは、紙の書類に比べて検索や整理が容易です。そのため必要な情報を迅速に取り出すことが可能となります。
【注意点】
1.初期投資の必要性
電子帳簿保存法に対応したデータ管理システムを導入するためには、初期投資が必要となる可能性があります。
2.セキュリティリスク
電子データの不正アクセスや漏えいのリスクが存在し、これに対するセキュリティ対策が必須となります。しかし、紙の書類で保存することにも別途セキュリティリスクがあるため、この点には一長一短があるといえるでしょう。
3.教育の必要性
社内で電子帳簿保存システムを効率よく運用するには、従業員のスキル向上や研修が必要となる可能性があります。
改正に応じて、企業がとるべき対応
電子帳簿保存法の2022年1月の改正に際して、企業としては主に以下2点の対応が必要となるでしょう。
1. システム導入の検討
電子取引における電子データ保存の義務化に対応するためには、電子帳簿保存法に対応したシステムの導入が必要となる可能性があります。
自社にとって新たな法的要件に対応したシステムが必要かどうかを確認した上で、導入と運用にかかるコストと得られる効果を慎重に評価し、複数システムを比較検討しましょう。
2. 業務フローの見直し
まずは現在の業務フローを分析し、電子取引に係る電子データ保存の義務化に対応できているかを確認する必要があります。
また、作成した新しい業務フローを明確にドキュメント化し、従業員に周知することも重要です。
コストとメリットを理解した対応の重要性
電子帳簿保存法の改正は企業に新たな課題をもたらしますが、ポイントは「必要なものだけに投資する」ことです。
改正された電子帳簿保存法においては、電子取引のデータ保存が義務化されています。これまでの取引を整理し、電子取引に該当するか否かを確認する必要があります。メールに添付した請求書やwebサイトでダウンロードした領収書も電子取引に含まれます。
電子取引を行った際の電子データを保存にあたっては、「可視性の確保」のために、必要なデータを検索・すみやかに出力できる状態での保存が義務付けられています。そのためにはファイル名の整理や、一つのサービスに全てをまとめて保存することが望ましいです。
また、「真実性の確保」として、保存されたデータが改ざんされないようにする必要があります。そのため、1.タイムスタンプ付与後の取引情報の授受、2.速やかなタイムスタンプの付与（おおむね7営業日以内）、3.訂正・削除が確認できる、もしくは訂正・削除ができないシステムでの取引情報の授受および保存、4.訂正・削除の防止に関する事務処理規程の作成と実行という4つのいずれかの措置が欠かせません。
しかし、その方法はそれぞれ異なります。たとえば、1〜3の措置においてはシステム導入が必要となる場合が多いですが、4はシステム導入せずとも実行可能です。「可視性の確保」「真実性の確保」には、そのまま現状のフローから手を加えなくても良い場合も企業によってはありえます。システム導入、国税庁が定めた「優良な電子帳簿」に関する特例適用の届け出、業務フローの見直しなど、それぞれにコストと時間がかかります。だからこそ、自社の状況と目的に合った選択をすることが重要となります。
短期のコストと長期のメリットのバランスを重視し、最適な対応策を選ぶようにしましょう。
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