プロジェクトストーリー

Office365導入

グループのコミュニケーションや今後の働き方を変える、
初の大型クラウドサービス導入。

近藤 隆明(コミュニケーション基盤改革プロジェクトグループゼネラルマネジャー)
経済学部を卒業後、1997年4月オリックス・システムに新卒入社。4年目から大小さまざまな開発プロジェクトでリーダーを務める。今回のプロジェクトではプロジェクトマネジャーとして各リーダーを取りまとめている。

プロジェクト概要

国内グループ社員約15,000名が使用していたグループウェアはカスタマイズ自在な仕様が災いし、維持管理に膨大なコストを要するようになっていた。そこで「Microsoft Office365」への移行が決定。国内グループ会社へのクラウドサービス導入は、まさしく「初」の大規模プロジェクトとなった。

は「コスト削減」と「働き方改革」

電子メールや掲示板、ファイル共有などの機能は、社員全員の社内コミュニケーションに欠かせない。サーバやネットワークなどをすべて自前で持ち、運用する必要のあるこれまで使用していたグループウェアは自由度が高いが維持コストも高いことがネックであった。しかし、今回導入を決めた「Office365」は「クラウド型であるため維持コストが安いことに加え、先進な機能が追加されることも特徴。リモートワークといった新しい働き方を実現してもこれまでのコミュニケーションのスピードや質が変わらない基盤を構築できることも導入の大きな目的でした(近藤)」

Office365の主な機能
SharePoint情報管理・共有用ポータルサイト
Exchangeクラウド型メール機能やスケジュールの管理・共有
Skypeオンライン電話、Web会議、インスタントメッセージ

カーから不可能と言われた機能を実装

しかし長期にわたり使用したソフトウェアを刷新することは、過去の仕事のやり方を終わらせることでもある。徐々に新しい環境に慣れ、そのメリットを理解してもらうためにまずは旧グループウェアと「Office365」を併用できるようにしたうえで、パイロット部門として自社とオリックス生命の約3,000名に「Office365」のメール機能を導入した。「どちらのソフトにメールを送っても、両方のソフトに漏れなくメールが届く並行稼働環境の実現に苦労しました。当初、Microsoft社からは不可能と言われていましたが、要件の見直しと関係部署との協議を経ながら何とか実現できた時は本当に嬉しかったですね(小川貴敏/メール開発チーム)」

金融系企業初となるクラウド導入に向けて

そして、次に目指すのは国内グループ社員約15,000名へのOffice365全機能導入。しかし、日本の大手金融機関でも「Office365」をこの規模で本格導入したケースは過去に無かった。セキュリティ問題、監査への対応など、監督官庁が示す300ものチェック項目を、クラウドサービスでクリアすることが至難の業だからだ。オリックスグループでの導入においても課題は多岐にわたり、ユーザー部門、セキュリティ部門、ネットワーク部門、ID管理部門、ヘルプデスク部門など、あらゆる関係部門との密接な連携が必要不可欠。プロジェクトメンバーが各部門との情報共有や打ち合わせを繰り返し、課題の一つ一つを潰していった。

ース後も、活用度アップのための提案を

いよいよプロジェクトも最終段階。SharePointによる各社向けの機能や情報を集約したポータルサイトも出来つつあったが、ユーザーから聞こえてくるのは期待の声だけではなかった。「この機能がなくなるのは困る」「こういう場合、今後はどうするの?」。プロジェクトメンバーは全国の事業所に足を運び、またTV会議システムを活用して「Office365」の活用方法勉強会について、内容を見直し工夫しながら何度も開催した。勉強会の中心メンバーの1人、兼森は語る。「工夫が実を結び、勉強会後のアンケートで“業務の役に立った”と答えた方が98%でした。Office365導入後の現在も、ポータルサイトを通して新しい機能の活用提案などを発信しています」

プロジェクトメンバーコメント

兼森 千明(2013年新卒入社)
オリックス(株)業務改革室をはじめ、さまざまな部署と密に協業しあえたからこそ、成し遂げられたプロジェクトだと思います。
足立 直樹
(1988年オリックス(株)新卒入社 オリックス・システム(株)に出向中)
旧グループウェア導入時にも関わっていた私。若いメンバーが当時以上の情熱で課題をクリアしていく姿に感動しました。
河野 信之(2005年新卒入社)
オリックスグループ全社員に関わるこの新サービス導入プロジェクトに関わることができ、本当にいい経験ができました。
丁 浩
(2007年新卒入社)
個社ポータルサイトが要件通りに構築でき、感謝の言葉をいただいた時は達成感を感じました!
澤田 翔太(2013年新卒入社)
現場のニーズに応えるために、どこまで標準機能でまかなうのかを相当悩みました。
寺田 健太郎
(2008年新卒入社)
さまざまな分野の経験者が集まった刺激的なプロジェクト。お互い知識を教え合い、全体がレベルアップしました!
吉原 彩姫(2017年新卒入社)
引き続き取り組んでいる旧グループウェアからSharePointへの移管においてユーザーからのさまざまの要望にどう応えるか日々悩んでいます。
小川 貴敏
(2007年オリックス(株)中途入社 オリックス・システム(株)出向中)
これまで使用していたシステムより、高機能・高利便性なシステムを約15,000名に提供できたことには、大きな達成感があります。
森 政博
(2017年中途入社)
Office365は製品アップデートのスピードが速くて、最新情報を追いかけるのが大変でしたが、ユーザーからの感謝の声が何よりの励みとなりました。
小山 烈矢(2017年中途入社)
まだ導入できていないOffice365のセキュリティ機能をどうすれば適用できるか考えている時にワクワクします!
藤野 亜紀
(1998年新卒入社)
導入直後のユーザーサポートには多くの問い合わせが来て大変でしたが、無事軌道に乗せることができました。
小澤 幸平(2002年中途入社)
嬉しいことは、全国内グループの職員に、より高機能かつ先進的なシステムを提供できたことに尽きます。
成岡 正敏(2003年中途入社)
全国内グループの職員が利用者。障害時の影響も大きいですが、プラスの効果が大きいことにやりがいを感じます。
近藤 隆明GM
新しい働き方への適応やビジネスのスピードアップなど、このシステムが真価を発揮するのはまさにこれからです。
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